1. Giới thiệu
Du lịch kết hợp gắn kết nội bộ đang trở thành hoạt động thường niên của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít công ty lựa chọn tự lên kế hoạch thay vì hợp tác với đơn vị tổ chức chuyên nghiệp. Điều này tưởng như giúp tiết kiệm chi phí, nhưng thực tế lại dẫn đến nhiều phát sinh không lường trước, khiến tổng chi phí cuối cùng tăng cao và trải nghiệm không như kỳ vọng.
Bài viết dưới đây chỉ ra ba sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp có thể mất từ vài triệu đến vài chục triệu đồng khi tự tổ chức tour đoàn.
2. Sai lầm 1: Không kiểm soát được giá phòng và phương tiện trong mùa cao điểm
Với khách lẻ, việc đặt phòng khách sạn hay vé xe, vé máy bay tương đối dễ dàng. Nhưng đối với đoàn từ 20 – 300 người, việc không chốt đặt phòng kịp thời hoặc không nắm giá theo mùa có thể dẫn đến:
Giá phòng cao hơn dự kiến 20-50%
Không có phòng cùng khu hoặc cùng tầng, gây khó khăn khi quản lý đoàn
Phải đổi sang khách sạn xa trung tâm hoặc chất lượng thấp hơn
Tương tự, giá xe và vé máy bay theo mùa tăng nhanh từng ngày. Thiếu kinh nghiệm dẫn đến việc đặt chậm, đặt sai thời điểm, hoặc đặt sai dạng vé (vé không hoàn/không đổi) gây phát sinh lớn khi danh sách đoàn thay đổi.
3. Sai lầm 2: Lịch trình không phù hợp khiến trải nghiệm kém và nhân sự mệt mỏi
Lên lịch trình du lịch không chỉ là liệt kê điểm đến. Nó đòi hỏi hiểu biết về:
Khoảng cách di chuyển thực tế
Tình trạng giao thông tại từng thời điểm
Sức bền trung bình của đoàn
Đặc điểm thời tiết địa phương
Khả năng tổ chức teambuilding ngoài trời hoặc trong nhà
Nếu lịch trình quá dày, đoàn dễ mệt và mất tinh thần. Nếu quá nhạt, nhiều người cảm thấy “đi cho có”.
Một chuyến đi đáng nhớ cần sự cân bằng giữa nghỉ ngơi, kết nối và trải nghiệm phù hợp.
4. Sai lầm 3: Không tính đến các chi phí ẩn và rủi ro phát sinh
Khi tự tổ chức, doanh nghiệp thường quên dự trù các chi phí:
Phí đồ uống trong bữa ăn
Phí sân khấu, âm thanh, backdrop nếu tổ chức gala
Chi phí đồ chơi teambuilding
Chi phí thuê MC hoặc hoạt náo viên
Phí phát sinh khi thời tiết xấu cần đổi địa điểm
Ngoài ra, nếu không có người điều phối dày dạn kinh nghiệm, đoàn dễ gặp tình huống:
Chậm tiến độ lịch trình
Mất kiểm soát thời gian check-in/check-out
Lúng túng khi có thành viên gặp vấn đề sức khỏe
Tranh cãi nội bộ do phân công thiếu rõ ràng
Tất cả những điều này đều tốn chi phí trực tiếp hoặc chi phí cảm xúc – và cuối cùng ảnh hưởng đến tinh thần chung của đội nhóm.
5. Giải pháp tối ưu: Hợp tác với đơn vị tổ chức tour chuyên nghiệp
Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ:
Tư vấn lịch trình dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp
Tối ưu hóa chi phí theo mùa, quy mô và ngân sách
Đảm bảo đồng bộ dịch vụ từ ăn, ở, di chuyển đến hoạt động kết nối
Điều phối toàn bộ chương trình, giúp doanh nghiệp chỉ cần trải nghiệm
Đồng hành xử lý tình huống ngay lập tức và hiệu quả
Khi được triển khai đúng cách, chuyến đi không chỉ suôn sẻ mà còn tạo giá trị dài lâu cho văn hóa nội bộ.
6. THD Travel đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn
THD Travel chuyên thiết kế tour đoàn, du lịch nghỉ dưỡng kết hợp team building và gala theo mục tiêu riêng của từng doanh nghiệp.
Chúng tôi không chỉ tổ chức một chuyến đi, mà giúp doanh nghiệp kiến tạo sự gắn kết và niềm tự hào nội bộ.
CÔNG TY TNHH LỮ HÀNH QUỐC TẾ THD
Trụ sở chính: Số 124 Bạch Đằng, Phường Tân Sơn Hoà, TP. Hồ Chí Minh
Văn phòng HN: 69 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 0968 34 2020 – 02422692020 – 0978 06 2020
Email: marketing@thdtravel.com.vn
Fanpage:
THD Travel: https://www.facebook.com/thdtravel15/
THD Event : https://www.facebook.com/thdevent/
