1. Đặt dịch vụ đoàn đông – vì sao cần quy trình chuyên nghiệp?
Khi tổ chức chuyến đi cho đoàn từ 20 – 300 người, các vấn đề dễ xảy ra:
Giá dịch vụ tăng vì không giữ được chỗ từ sớm
Thông tin thiếu minh bạch
Chi phí khó kiểm soát
Phát sinh vượt dự trù
Mỗi dịch vụ phải làm việc với một nhà cung cấp khác nhau
Một quy trình đặt dịch vụ chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp:
Tối ưu ngân sách
Minh bạch chi phí
Giảm rủi ro
Tiết kiệm thời gian
Đảm bảo chất lượng trải nghiệm cho cả tập thể
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng hạng mục.
2. Hướng dẫn đặt phòng khách sạn cho đoàn đông
Chọn khách sạn phù hợp
Doanh nghiệp nên ưu tiên:
Khách sạn 3 – 5 sao có phòng liên tục
Có phòng họp/không gian gala/teambuilding nếu cần
Gần điểm tham quan hoặc trung tâm thành phố
Quy trình đặt phòng an toàn và ít rủi ro
Giữ số lượng phòng dự kiến từ sớm
Hỏi rõ chính sách:
Free-cancel
Giữ cọc
Điều kiện thay đổi số lượng
Làm hợp đồng xác nhận:
Số phòng
Hạng phòng
Số khách
Thời gian nhận trả
Giá cuối cùng đã bao gồm thuế phí
Mẹo giúp tiết kiệm chi phí
Tránh đặt sát cuối tuần hoặc lễ Tết
Khóa phòng theo giá đoàn (group rate)
Hỏi chính sách tặng kèm: welcome drink, hỗ trợ phòng họp, hóa đơn thuế…
3. Kinh nghiệm đặt xe du lịch cho đoàn
Lựa chọn loại xe
Đoàn 30 – 50 người: 45 chỗ
Đoàn 10 – 28 người: 29 – 35 chỗ
Đoàn nhỏ hơn: limousine hoặc xe 16 chỗ
Lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng
Loại xe và đời xe
Km và thời gian phục vụ
Phí phát sinh giờ chờ
Bảo hiểm cho hành khách
Điều khoản đổi lái nếu cần
Xe nên có:
Điều hòa tốt
Nước uống
Wifi
Ghế ngồi thoải mái
Tốt nhất doanh nghiệp nên chọn đơn vị thuê xe có kinh nghiệm phục vụ MICE và đoàn công ty.
4. Hướng dẫn đặt vé máy bay cho đoàn đông
Khi nào nên đặt theo vé đoàn?
Vé đoàn phù hợp khi:
Từ 10 khách trở lên
Ngày bay cố định
Cần giữ chỗ dài hạn trước thanh toán
Ưu điểm vé đoàn
Giữ chỗ lâu hơn
Được thay đổi tên hành khách
Chính sách hỗ trợ tốt hơn vé lẻ
Quy trình minh bạch
Đặt chỗ trước
Nhận báo giá
Xác nhận danh sách khách
Xuất vé và nhận hợp đồng – hóa đơn
Lưu ý giúp tránh rủi ro
Kiểm tra trùng tên và giấy tờ tùy thân
Xác thực đúng giờ bay
Có người phụ trách check-in cho đoàn
5. Nên tự đặt hay thuê đơn vị tổ chức trọn gói?
Tự đặt phù hợp khi
Đoàn nhỏ dưới 10 người
Không yêu cầu tiêu chuẩn dịch vụ cao
Thuê trọn gói phù hợp khi
Đoàn từ 20 – 300 người
Cần dịch vụ chuyên nghiệp
Lịch trình dày
Yêu cầu cao về bảo hiểm, hợp đồng, chi phí minh bạch
6. Lữ hành Quốc Tế THD – giải pháp dịch vụ trọn gói cho đoàn công ty
Lữ hành Quốc Tế THD cung cấp:
Vé máy bay đoàn
Đặt xe du lịch
Hotel Booking
Tour trọn gói trong và ngoài nước
Gala – hội nghị – team building – MICE
Lợi thế của doanh nghiệp:
Hợp đồng và chi phí minh bạch
Báo giá trước – không phụ phí ẩn
Hỗ trợ check-in sân bay và điều phối thực tế
Có kinh nghiệm tổ chức đoàn 20 – 300 khách
Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp lịch trình – ngân sách – số lượng, THD lo toàn bộ từ A – Z.
THD INTERNATIONAL TRAVEL COMPANY LIMITED
Head office: No. 124 Bach Dang, Tan Son Hoa Ward, TP. Ho Chi Minh
HN Office: 69 Hoang Quoc Viet, Nghia Do Ward, TP. Hanoi.
Hotline: 0968 34 2020 – 02422692020 – 0978 06 2020
Email: marketing@thdtravel.com.vn
Fanpage:
THD Travel: https://www.facebook.com/thdtravel15/
THD Event : https://www.facebook.com/thdevent/
