Lễ khai trương (Grand Opening) là sự kiện quan trọng đối với doanh nghiệp đánh dấu sự ra mắt cửa hàng, công ty hoặc thương hiệu mới đến mọi người. Mục đích của buổi tổ chức lễ khai trương nhằm mong cầu sự may mắn đến với cửa hàng, buôn bán phát đạt và đạt được thành công như ý.
Lựa chọn thời điểm thích hợp để tổ chức lễ khai trương
Không chỉ người Việt Nam nói riêng mà các nước Á Đông nói chung đều có những quan điểm về ngày, tháng trong việc kinh doanh. Tùy thuộc vào tuổi của chủ doanh nghiệp mà sẽ chọn được ngày lành để tổ chức lễ khai trương.
Yếu tố nào ảnh hưởng đến thời điểm tổ chức lễ khai trương?
Về quy mô tổ chức lễ khai trương
Thông thường thì đối với những sự kiện nhỏ thì thời điểm tổ chức nên diễn ra sau ngày lên kế hoạch từ 2 đến 3 tuần. Còn đối với những sự kiện lớn với số lượng khách động thì thời gian chuẩn bị tốt nhất là từ 2 tháng để có một kịch bản chi tiết và đầy đủ nhất cho chương trình khai trương của doanh nghiệp.
Về khách mời tham dự lễ khai trương
Khi lên kế hoạch cho thời điểm tổ chức lễ khai trương thì doanh nghiệp cần tính toán và đưa ra lựa chọn thật chính xác để tất cả những khách mời tham gia sự kiện đều có thể đến tham gia. Đặc biệt là những khách mời quan trọng họ thường có thời gian làm việc không cố định vì thế hãy thông báo từ sớm để họ có sự chuẩn bị tốt nhất.
Về mục đích và hình thức tổ chức lễ khai trương
Mục đích của sự kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến hình thức và thời gian tổ chức lễ khai trương vì thế doanh nghiệp cần mang đến cho một buổi lễ thu hút sự chú ý của khách mời. Và lựa chọn thích hợp nhất là vào những ngày cuối tuần với những tiết mục văn nghệ chào mừng độc đáo.
Quy trình tổ chức lễ khai trương tại Hà Nội và các tỉnh thành trên toàn quốc
Lên ý tưởng cho sự kiện
Ý tưởng tổ chức thường phụ thuộc vào các yếu tố như: mục đích tổ chức, ngành nghề kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp, đối tượng khách mời…
Ở bước này, bạn có thể hiện kê hàng loạt các ý tưởng khác nhau. Sau đó, tùy thuộc vào yêu cầu mà lựa chọn một ý tưởng phù hợp nhất.
Lên timeline chi tiết cho sự kiện
Timeline sẽ bao gồm đầu công việc và thời gian tiến hành.
Để lên timeline chi tiết, bạn sẽ căn cứ vào ngân sách dự trù và số lượng khách mời. Từ đó xác định các hoạt động cần có trong lễ khai trương.
Một số checklist các hạng mục bạn có thể tham khảo:
_ Thời gian, địa điểm tổ chức
_ Đối tượng và số lượng khách mời
_ Kế hoạch truyền thông sự kiện
_ Hạng mục thiết bị sự kiện
_ Hạng mục nhân sự sự kiện
_ Danh sách tư liệu, ấn phẩm sử dụng
Xây dựng kịch bản chi tiết
Sau khi xác định được checklist các hoạt động trong lễ khai trương, bạn cần lên nội dung chương trình.
Chuẩn bị các vật dụng cho buổi lễ
Trước khi chính thức tổ chức, bạn cần kiểm tra kỹ các nội dung sau đây:
_ Giấy xin phép tổ chức
_ Danh sách khách mời (Họ tên, địa chỉ, chức vụ…)
_ Danh sách hạng mục in ấn, thiết kế (banner, backdrop, thư mời, hastag, tài liệu cho khách mời…)
_ File tư liệu sử dụng trong sự kiện (video giới thiệu doanh nghiệp, thông tin sự kiện, file nhạc…)
_ Ngoài ra, bạn nên tổ chức tổng duyệt trước khi diễn ra để đảm bảo không có các rủi ro đáng tiếc.
Tiến hành tổ chức khai trương
Để tiến hành tổ chức lễ khai trương, bạn cần thực hiện các đầu công việc sau:
_ Set up địa điểm tổ chức sự kiện: khu vực ngoài dẫn khách, khu cổng chào, khu check-in, khu backdrop, khu tổ chức sự kiện chính, sân khấu…
_ Kiểm tra lại một lần nữa về nhân sự (MC, PG, lễ tân, ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa…) và thiết bị sự kiện (thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, bàn ghế…)
_ Tổng duyệt lễ khai trương
_ Chính thức tổ chức sự kiện
Ưu đãi chương trình tháng 8 – Gói tổ chức lễ khai trương nhỏ
Với đội ngũ trẻ, nhiệt huyết và kinh nghiệm THD Event cam kết sẽ mang tới cho bạn buổi lễ khai chương thành công, chuyên nghiệp và vượt mong đợi của quý khách. THD Event sẽ đồng hành cùng bạn từ khâu: lên ý tưởng, thiết kế, tổ chức và quản lí hoạt động sự kiện.
Gói tổ chức lễ khai trương tháng 8 bao gồm:
_ Thiết kế và thi công sân khấu
_ Ấn phẩm, backdrop, standee, …
_ Bóng bay trang trí
_ Âm thanh, ánh sáng, pháo điện
_ Múa lân
_ Bộ cắt băng khai trương
_ MC chương trình, ca sĩ, vũ đoàn
_ Chụp ảnh sự kiện
Ưu đãi: Tặng standee 0,6×1,6m/ 0,8×1,8m/ 1x2m chất liệu decal pp hoặc bạt hiflex chống xuyên sáng trị giá 500K
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm nhà tổ chức sự kiện sáng tạo & chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn tốt nhất!
CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN THD EVENT
Địa chỉ: HDI Tây Hồ, Số 158 Đường Võ Chí Công, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, Hà Nội.
