Để thu hút khách mời tham dự trong ngày tổ chức sự kiện chắc hẳn người tổ chức sự kiện đã từng có không ít cơ hội tham dự nhiều sự kiện để học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và cũng không ít lần trực tiếp tổ chức sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Và qua mỗi sự kiện như vậy, THD Event càng nhận thấy rõ trách nhiệm của mình trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, trách nhiệm gìn giữ hình ảnh công ty tổ chức sự kiện của mình, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện đến khách hàng.
Đằng sau mỗi sự kiện được tổ chức thành công, nhiệm vụ thầm lặng của người tổ chức sự kiện thì không hẳn ai cũng nhận ra, càng rất ít người nhận ra nhiệm vụ của công ty tổ chức sự kiện trong suốt sự kiện?
Dưới đây là những chia sẻ về nhiệm vụ của các công ty tổ chức sự kiện khi nhận được hợp đồng tổ chức sự kiện từ khách hàng:
1. Tư vấn và thiết kế sự kiện
Công ty tổ chức sự kiện tư vấn với khách hàng để hiểu yêu cầu và mục tiêu của họ. Dựa trên thông tin này, họ thiết kế kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm lựa chọn địa điểm, chủ đề, trang trí, chương trình và các yếu tố khác.
2. Quản lý dự án
Công ty đảm bảo việc tổ chức sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và đúng tiến độ. Họ quản lý tất cả các khía cạnh của dự án, bao gồm lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, quản lý ngân sách và giám sát tiến trình tổ chức.
3. Setup và trang thiết bị
Công ty tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm thiết lập không gian và trình bày trang thiết bị cần thiết cho sự kiện, bao gồm âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu và thiết bị kỹ thuật khác. Họ cũng quản lý việc cung cấp các dịch vụ liên quan như thiết bị trình chiếu, âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp.
4. Quảng cáo và tiếp thị
Công ty tổ chức sự kiện giúp khách hàng quảng bá sự kiện của họ thông qua các hoạt động tiếp thị và quảng cáo. Điều này có thể bao gồm viết bài PR, tạo nội dung trên mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến và offline, và quản lý các chiến dịch tiếp thị để thu hút đối tượng khán giả.
5. Quản lý đối tác và nhà tài trợ
Công ty liên lạc và quản lý các đối tác và nhà tài trợ liên quan đến sự kiện. Họ thương lượng hợp đồng, quản lý quan hệ với các đối tác và nhà tài trợ, và đảm bảo các cam kết được thực hiện.
6. Quản lý chương trình và hoạt động
Công ty tổ chức sự kiện phối hợp và quản lý các hoạt động trong chương trình sự kiện. Điều này bao gồm lịch trình, diễn giả, nghệ sĩ biểu diễn, trò chơi, thử thách và các hoạt động giải trí khác.
7. Quản lý đăng ký và tiếp đón
Công ty đảm bảo quá trình đăng ký và tiếp đón khách hàng diễn ra một cách thuận lợi. Họ cung cấp các công cụ đăng ký trực tuyến, quản lý thông tin khách hàng, in ấn tài liệu và quản lý quá trình đăng nhập và tiếp đón tại sự kiện.
8. Đánh giá và phản hồi
Sau khi sự kiện kết thúc, công ty tổ chức sự kiện thu thập phản hồi từ khách hàng và đánh giá hiệu quả của sự kiện. Họ cung cấp báo cáo và phân tích kết quả để khách hàng có thể đánh giá được kết quả của sự kiện và cung cấp phản hồi để cải thiện trong tương lai.
Tóm lại, nhiệm vụ của một công ty tổ chức sự kiện là tư vấn, thiết kế, quản lý dự án, đặt cảnh và trang thiết bị, quảng cáo và tiếp thị, quản lý đối tác và nhà tài trợ, quản lý chương trình và hoạt động, quản lý đăng ký và tiếp đón, đánh giá và đánh giá sự kiện. Mục tiêu chính là đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, đáp ứng được yêu cầu và mục tiêu của khách hàng, và tạo ra trải nghiệm tích cực cho khán giả và các bên liên quan.
Hơn hết người tổ chức sự kiện phải nắm rõ các dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện của mình cung cấp đến khách hàng là gì, tâm lý của khách hàng, tâm lý của khách mời tham dự trong ngày tổ chức sự kiện. Bên cạnh, việc các công ty tổ chức sự kiện xây dựng những mối quan hệ tốt với truyền thông, nghệ sĩ giới showbiz,..sẽ cũng mở ra nhiều cơ hội hợp tác cho công ty tổ chức sự kiện của mình.
CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN THD EVENT
Địa chỉ: HDI Tây Hồ, Số 158 Đường Võ Chí Công, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, Hà Nội.
