Như bạn biết để tổ chức một chương trình Event chuyên nghiệp – thành công, và đầy đủ tất cả các hạng mục sự kiện thì đòi hỏi người Leader phải là người dầy dặn kinh nghiệm và phải có tính tỉ mỉ chi tiết trong việc lên kế hoạch tổng thể và đặt biệt là biết cách lập ngân sách.
Xây dựng ngân sách cho mỗi một sự kiện là điều rất cần thiết giúp chúng ta tổ chức thành công một event theo đúng kịch bản đã định trước, cũng như hạn chế tình trạng chi tiêu vượt quá ngân sách cho phép.
Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ dùng các phần mềm tính toán để hoạch định những khoản chi cho việc tổ chức.
Các bạn có thể phân chia ngân sách thành các hạng mục như sau:
Đầu việc cần chi
Ngân sách dự kiến( Ngân sách đã làm hợp đồng với KH)
Ngân sách thực tế( Chi phí thực tế đã phát sinh sau sự kiện)
Ghi chú
Tiếp đến, tôi sẽ liệt kê các chi cụ thể như sau:
Chi phí thuê địa điểm: Khi bạn liên hệ để thuê mặt bằng tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ để khảo sát giá cả với các đơn vị cung cấp. Ngoài chi phí thuê địa điểm, hãy hỏi họ về các dịch vụ đi kèm như gửi xe, an ninh bảo vệ, vệ sinh…
Chi phí phục vụ: Bao gồm các khoản chi cho đồ ăn và thức uống.
Chi phí đi lại: Bao gồm các khoản bạn phải chi cho công tác vận chuyển, đưa đón đại biểu và các vấn đề khác liên quan.
Chi phí thiết kế: Tất cả các sự kiện đều phải có khoản chi này. Nó bao gồm việc trang trí khán phòng, cổng trào, nội thất…
Chi phí cho âm thanh: Bao gồm việc thuê âm thanh, loa đài phục vụ cho công tác tổ chức sự kiện.
Chi phí in ấn: Các khoản chi trong hạng mục này bao gồm backdrop, standee, thiệp mời, …
Chi phí quà tặng: Trong mọi sự kiện của THD Event tổ chức chúng tôi đều có quà tặng cho từng khách hàng.
Chi phí cho các hoạt động giải trí: Nếu sự kiện bạn tổ chức bao gồm các hoạt động vui chơi, giải trí như trò chơi, ca nhạc, biểu diễn…thì bạn hãy lưu ý về tổng chi phí của từng loại một.
Các chi phí phát sinh khác: Với các công việc “không tên” phát sinh chi phí thì bạn hãy cho vào mục này.
Hãy tạo cho mình một mục quỹ dự phòng: Cho dù có được hoạch định tốt đến đâu vì việc chi tiêu vượt qua ngân sách dự kiến là điều không thể tránh khỏi. Tùy thuộc vào quy mô hoặc sự phức tạp của sự kiện mà chúng ta có thể gia tăng ngân sách thêm 20% ngân sách sự kiện. Điều này sẽ giúp cho bạn không bị đi quá ngân sách.
Nếu chi phí thực tế > Chi phí dự kiến thì khách hàng của bạn phải bù thêm bao nhiêu.
Nếu chi phí thực tế < Chi phí dự kiến thì khách hạng nhận lại bao nhiêu.
THD Event khuyến bạn nên nghiêng về trường hợp thứ 2. Nếu bạn xử lý tốt tình huống này thì chắc chắn khách hàng sẽ giành cho bạn và công ty tổ chức sự kiện những điểm cộng xứng đáng. Chúc các bạn thành công !
CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN THD EVENT
Địa chỉ: HDI Tây Hồ, Số 158 Đường Võ Chí Công, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, Hà Nội.
